Fattura elettronica: dati obbligatori, trasmissione e conservazione

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Fatturazione elettronica questa sconosciuta. Sì, è ormai dal 2019 che ogni professionista fa i conti con la fatturazione elettronica, ma ad oggi non sono pochi i dubbi che ancora vengono nutriti e a tratti sembrano problematiche quasi insormontabili, senza parlare di chi si approccia al mondo dell’imprenditoria per la prima volta e si trova a farci i conti senza neanche volerlo veramente.

fattura elettronica
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Ad esempio quali sono i dati obbligatori di questo documento? Come deve avvenire la trasmissione? In quali tempi? E per quel che riguarda la conservazione? Tutte domande a cui cercheremo di dare risposta in maniera completa e sufficientemente esaustiva. Ti ricordo che a questa e a molte altre domande puoi trovare risposta collegandoti a fatturapro.click il portale dell fatturazione elettronica.

Cos’è la fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica è entrata in vigore nel gennaio 2019 ed è stato ciò che ha rivoluzionato molte delle modalità lavorative a cui si era abituati in precedenza. In poche parole la fatturazione elettronica è andata a sostituire la cartacea prevedendo la compilazione, l’invio e la conservazione in via telematica con il supporto di un dispositivo elettronico, ma anche di appositi software gestionali.

Un documento informatico che viene trasmesso in formato XLM e che può essere aperto solo se in possesso di software specifici.

Ricordiamo inoltre che chiunque abbia partita IVA è obbligato alla fatturazione elettronica, fatti salvi i soggetti espressamente indicati dalla legge specifica i quali ne sono esenti, come coloro che aderiscono al regime forfettario e a quello dei minimi.

Fatturazione elettronica e dati obbligatori

A livello formale la e-fattura non differisce di molto dalla classica fattura a cui si era abituati prima del suo avvento. In fondo la tipologia di documento è la medesima, se non fosse per il suo essere elettronica appunto.

Per quel che riguarda l’esattezza del documento vi vigila il Sistema di Interscambio, quello che viene definito il postino della fatturazione elettronica e che controlla ad ogni invio se sono presenti gli elementi obbligatori, provvedendo poi alla consegna al destinatario.

Quindi quali sono i dati obbligatori che non possono mancare, pena l’annullamento della stessa?

  • Nome e cognome o intestazione di mittente e ricevente;
  • indirizzo sede legale di entrambe le parti;
  • partita IVA o codice fiscale;
  • data;
  • descrizione o codice prodotto;
  • quantitativo;
  • importo;
  • percentuale iva;
  • codice univoco del destinatario o PEC.

Come si trasmette la e-fattura

Il Sistema di interscambio prevede la possibilità di trasmettere la e-fattura utilizzando 4 canali differenti:

  • PEC: posta elettronica certificata, ricordiamo che tutti i professionisti sono tenuti ad averne una per le comunicazioni ufficiali;
  • servizi informatici messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrata con app dedicata;
  • sistema di cooperazione applicativa;
  • sistema trasmissione dati basato su protocollo FTP.

Tutti i file sono sottoposti a controllo e recapitati entro e non oltre 5 giorni dall’emissione della fattura stessa. La ricezione avviene o tramite PEC, oppure utilizzando il Codice Destinatario ovvero con archivio nel cassetto previdenziale del cittadino.

Invio e conservazione

L’invio della fattura elettronica deve avvenire entro le 24 ore dal compimento dello scambio di bene o la prestazione di servizi. In realtà le tempistiche si sono poi allungate a 12 giorni, tranne che per la fattura differita che prevede la possibilità di inviare la fattura entro il quindicesimo giorno del mese successivo a quello in cui lo scambio è avvenuto.

Come già detto in precedenza, l’invio deve avvenire utilizzando dei software gestionali in grado di emettere fattura in formato digitale e nello stesso formato anche di riceverla e dunque archiviarla.

Archiviare una e-fattura vuole dire sostanzialmente conservare il documento per un tempo deciso dalla stessa legislazione in materia, permettendo alle autorità di procedere a controlli in maniera molto semplice.

Proprio nell’archiviazione è possibile riscontrare uno dei vantaggi della fatturazione elettronica quello di non dover più procedere ad un archivio cartaceo che porta con sè spese di cancelleria e anche spazio fisico non indifferente. I sistemi per la fatturazione elettronica prevedono la possibilità di conservare i documenti per 10 anni, il limite appunto previsto dalla legge.

Coloro che dovranno procedere a controllo saranno in grado di risalire al documento in maniera molto semplice, proprio grazie all’archiviazione utilizzata dal software gestionale.

La stessa facilità la riscontrerà il tuo revisore contabile che potrà accedere in maniera diretta ai tuoi documenti senza che tu provveda alla consegna del cartaceo.

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